O controlo de tarefas e projectos no Bitrix24 centraliza toda a gestão de actividades, prazos e equipas num único ambiente, com integração ao CRM, à comunicação interna e às automações da plataforma.
Quando tarefas, projectos e comunicação ficam no mesmo sistema, o gestor acompanha o andamento em tempo real, redistribui carga antes que os prazos comprometam a entrega e elimina o retrabalho de consolidar informações dispersas em ferramentas diferentes.
Neste guia, aprenda a criar tarefas, estruturar projectos, escolher o modo de visualização certo para cada situação e utilizar os recursos avançados actualizados.
O que é o módulo de tarefas e projectos no Bitrix24
O módulo de Tarefas e Projectos é um dos pilares do Bitrix24, ao lado do CRM e do Contact Center. Organiza desde actividades simples e pontuais até projectos complexos com múltiplas equipas, cronogramas e controlo de acesso por função.
Ao contrário de ferramentas isoladas de gestão de tarefas, o módulo do Bitrix24 liga-se directamente ao CRM, ao calendário, à comunicação interna e às automações da plataforma. Assim, uma tarefa criada a partir de um negócio no CRM chega ao responsável com contexto, prazo e histórico do cliente.
Este nível de integração é o que diferencia o controlo de tarefas e projectos no Bitrix24 de um simples organizador de actividades. A equipa executa, o gestor acompanha e o processo avança sem precisar de alternar entre sistemas.
Tarefa ou projecto: qual a diferença no Bitrix24
Compreender esta distinção evita um erro comum: transformar tudo em tarefa avulsa e perder a estrutura que a plataforma oferece.
Uma tarefa é uma actividade com responsável, prazo e resultado esperado. Serve para solicitações pontuais como enviar uma proposta, rever um contrato, responder a um cliente. Cada tarefa tem o seu próprio espaço de discussão, checklist, ficheiros e registo de tempo.
Um projecto é um conjunto estruturado de tarefas com objectivo comum, feed próprio, calendário, disco de ficheiros e controlo de acesso por função. Serve para entregas que envolvem múltiplas pessoas e etapas interdependentes — por exemplo, lançar um produto, integrar um novo cliente ou executar uma campanha de marketing.
Na prática, a regra é simples: quando a solicitação tem mais de uma etapa, mais de uma pessoa envolvida e um prazo de entrega global, torna-se projecto. Quando é uma acção isolada com responsável único, torna-se tarefa.
Como criar uma tarefa no Bitrix24
O Bitrix24 oferece duas formas de criar uma tarefa, com níveis diferentes de detalhe. A escolha entre elas depende da complexidade da solicitação e do contexto que o responsável vai precisar para executar.
Formulário rápido
O formulário rápido abre directamente no painel de tarefas ao clicar em “Criar”. Preencha apenas o essencial: título, responsável e prazo. Se necessário, é ainda possível adicionar ficheiros, um checklist básico e vincular a um projecto existente.
Utilize o formulário rápido para solicitações simples e urgentes, em que o responsável já sabe o que precisa de fazer. Uma tarefa com título claro – “Enviar proposta ao cliente X até sexta” – dispensa descrição longa e orienta imediatamente a execução.
Formulário detalhado
O formulário detalhado cobre situações em que a tarefa exige mais contexto. Além dos campos básicos, permite adicionar observadores, participantes, lembretes automáticos, registo de tempo e o campo “Resultado da tarefa”, onde o responsável regista o que foi entregue ao concluir.
Este campo de resultado é muito útil para gestores: em vez de procurar informações em conversas de chat, o resumo da entrega fica registado directamente na tarefa.
O formulário detalhado permite ainda configurar dependências entre tarefas e vincular a actividade a um cliente ou negócio do CRM.
Como estruturar projectos no Bitrix24
Quando a solicitação envolve múltiplas pessoas e etapas interdependentes, criar um projecto garante que todas as informações ficam centralizadas e acessíveis apenas a quem participa. A seguir, veja como montar esta estrutura de raiz.
Criar e configurar um projecto
Aceda a Tarefas e Projectos, clique em “Projectos” e em seguida em “Criar”. Defina o nome, a descrição, as datas de início e encerramento e os membros participantes.
Depois de criar o projecto, active as ferramentas que vai utilizar: feed para actualizações da equipa, calendário para prazos, disco para ficheiros e tarefas para as actividades vinculadas.
Projectos com tarefas interdependentes beneficiam da visualização em Gantt, que mostra as dependências em linha do tempo. Projectos com equipas ágeis funcionam melhor no Kanban. Esta escolha de visualização é feita dentro do próprio projecto, sem necessidade de configuração adicional.
Permissões e controlo de acesso
Cada projecto tem configurações próprias de acesso. Em Parâmetros Avançados, defina quem pode criar, editar, visualizar e concluir tarefas dentro daquele projecto. Assim, colaboradores de outras áreas não alteram tarefas fora da sua responsabilidade e a integridade do cronograma é mantida.
Para projectos com clientes externos, o Bitrix24 permite convidar utilizadores externos sem dar acesso ao restante do ambiente – uma funcionalidade relevante para agências, consultorias e empresas que trabalham com parceiros.
Controlo de tarefas e projectos: modos de visualização
O Bitrix24 oferece cinco modos de visualização para tarefas e projectos. Escolher o modo certo para cada contexto reduz o tempo de leitura do painel e acelera a tomada de decisão do gestor.
Lista
O modo Lista exibe o máximo de informação sobre cada tarefa: nome, estado, responsável, prazos e actividade recente.
É o modo predefinido da plataforma e o mais indicado para gestores que precisam de uma visão ampla de todas as solicitações em curso, com possibilidade de ordenar por prazo, prioridade ou responsável.
Kanban
O Kanban organiza as tarefas em colunas por estado ou etapa do processo. É o modo preferido de equipas ágeis que trabalham com entregas curtas e iterativas.
Cada card avança de coluna conforme a tarefa progride, e o gestor identifica o bottleneck imediatamente, sem precisar de consultar cada responsável individualmente.
Gantt
O Gantt apresenta as tarefas em linha do tempo, com datas de início e fim e dependências entre actividades. É o modo mais indicado para projectos com cronograma definido, em que o atraso de uma tarefa impacta directamente o início da seguinte.
Projectos de construção, implementação de sistemas e lançamentos de produto beneficiam principalmente desta visualização.
Planeador e Calendário
O Planeador funciona de forma semelhante ao Kanban, mas permite configurar etapas personalizadas para cada projecto.
O Calendário, por sua vez, organiza as tarefas por prazo em formato de agenda e sincroniza-se com o Google Calendar e o Outlook. Assim, a equipa não precisa de aceder a dois ambientes diferentes para organizar a semana.
Recursos avançados para o controlo de tarefas e projectos
Para além das funções básicas de criação e visualização, o Bitrix24 dispõe de três recursos que resolvem desafios específicos de operações em crescimento: distribuição automática de tarefas, visão consolidada de carga de trabalho e IA integrada à ferramenta.
Fluxo de departamento
O Fluxo é um recurso de 2025 que distribui automaticamente tarefas semelhantes entre os colaboradores de um departamento. Em vez de o gestor atribuir cada tarefa manualmente, o sistema encaminha a solicitação para quem está disponível dentro do fluxo configurado.
Um exemplo prático: todas as tarefas com o título “Rever contrato” criadas pela equipa comercial são encaminhadas automaticamente para o fluxo do departamento jurídico.
O sistema distribui entre os advogados disponíveis, sem intervenção do gestor. Isso reduz a carga de supervisão e garante que nenhuma solicitação fica sem responsável.
Modo Supervisor e registo de tempo
O modo Supervisor oferece ao gestor uma visão consolidada da carga de trabalho de cada membro da equipa: quantas tarefas estão em curso, quantas estão em atraso e quanto tempo foi registado em cada uma. Com esta visão, é possível redistribuir solicitações antes que o acúmulo comprometa os prazos.
O registo de tempo funciona com um cronómetro que o colaborador activa ao iniciar uma tarefa. Os dados alimentam os relatórios de produtividade e ajudam a estimar com maior precisão o esforço necessário em projectos futuros.
CoPilot em tarefas
O CoPilot é a IA nativa do Bitrix24 e está integrado no módulo de tarefas desde as actualizações de 2025. Com ele, é possível gerar automaticamente a descrição de uma tarefa a partir de um resumo simples, criar checklists sugeridos com base no título da actividade e obter resumos automáticos de tarefas com muitos comentários.
Para equipas que criam dezenas de tarefas por semana, esta integração reduz o tempo de preenchimento e padroniza o nível de detalhe das solicitações, o que melhora a execução e facilita o acompanhamento pelo gestor.
Como integrar tarefas ao CRM do Bitrix24
A integração entre tarefas e CRM é um dos diferenciais mais relevantes da plataforma para equipas comerciais.
Quando um comercial avança uma oportunidade para a etapa “Proposta enviada”, uma tarefa pode ser criada automaticamente para a equipa de entrega preparar o âmbito.
Essa tarefa chega com o nome do cliente, o valor do negócio e o prazo vinculados ao card do CRM. O director comercial acompanha o estado da tarefa directamente no Kanban do CRM, sem precisar de abrir o módulo de tarefas separadamente.
Além disso, o departamento comercial pode criar tarefas para outras áreas directamente a partir do card do cliente.
Cada área visualiza as suas próprias tarefas sem aceder aos dados comerciais que não são da sua responsabilidade. Assim, a comunicação entre departamentos acontece dentro da plataforma, com histórico registado e rastreável.
Conheça mais recursos para o controlo de tarefas e projectos no Bitrix24:
Como acompanhar o desempenho da equipa em tarefas
Configure os relatórios de tarefas antes de a equipa começar a utilizar o módulo. Relatórios configurados depois de a operação já ter iniciado perdem os dados do período anterior e comprometem a análise de evolução ao longo do tempo.
Algumas métricas essenciais de acompanhamento são:
- Taxa de conclusão no prazo por colaborador;
- Número de tarefas em atraso por projecto;
- Tempo médio de execução por tipo de tarefa;
- Carga de trabalho activa por membro da equipa.
O Bitrix24 também gera relatórios de eficiência de tarefas e KPIs por colaborador, acessíveis directamente pelo modo Supervisor.
Estruture o controlo de tarefas e projectos com o método certo
O módulo de Tarefas e Projectos do Bitrix24 entrega o que a maioria das ferramentas de gestão promete separadamente: organização, automação, integração com o processo comercial e visibilidade em tempo real para o gestor.
Com tarefas bem configuradas, projectos estruturados e os modos de visualização correctos para cada equipa, a operação ganha clareza sobre responsabilidades, reduz trabalhos repetitivos e entrega mais dentro do prazo.
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- Formações dedicadas para gestores e equipa operacional;
- Suporte consultivo contínuo para evoluir a plataforma conforme a operação cresce.
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Perguntas frequentes sobre controlo de tarefas e projectos no Bitrix24
Qual a diferença entre tarefa e projecto no Bitrix24?
Uma tarefa é uma actividade pontual com responsável, prazo e resultado esperado. Um projecto é um conjunto estruturado de tarefas com objectivo comum, feed próprio, calendário, disco de ficheiros e controlo de acesso por função. Utilize tarefas para solicitações isoladas e projectos para entregas que envolvem múltiplas pessoas e etapas interdependentes.
O controlo de tarefas e projectos está disponível no plano gratuito?
Sim, o módulo de Tarefas e Projectos está disponível no plano gratuito do Bitrix24. Contudo, recursos como automação avançada de tarefas, múltiplos responsáveis por tarefa e relatórios de eficiência por colaborador estão disponíveis a partir dos planos pagos. Para equipas com processo de gestão estruturado, o plano Standard costuma ser o ponto de entrada mais adequado.
Como ligar tarefas ao CRM no Bitrix24?
Ao criar uma tarefa no formulário detalhado, seleccione o campo “Projecto” e vincule a tarefa a um cliente, lead ou negócio registado no CRM. É também possível criar tarefas directamente a partir do card do CRM, com os dados do cliente já preenchidos automaticamente. O estado da tarefa aparece no Kanban do CRM sem precisar de abrir o módulo de tarefas separadamente.
O que é o Fluxo de departamento no Bitrix24?
O Fluxo de departamento é um recurso lançado em 2025 que distribui automaticamente tarefas semelhantes entre os colaboradores disponíveis de um departamento. Em vez de o gestor atribuir cada solicitação manualmente, o sistema encaminha para quem tem menor carga no fluxo configurado. É fundamental para áreas com elevado volume de solicitações recorrentes, como jurídico, suporte e financeiro.
Como o CoPilot ajuda na gestão de tarefas?
O CoPilot, a IA nativa do Bitrix24, gera descrições de tarefas automaticamente a partir de um resumo simples, sugere checklists com base no título da actividade e produz resumos de tarefas com muitos comentários. Isso reduz o tempo de preenchimento, padroniza o nível de detalhe das solicitações e facilita o acompanhamento pelo gestor.
