Tal como acontece com qualquer novo CRM ou ERP, utilizar bem o Bitrix24 significa integrar a ferramenta na rotina da equipa, nos processos comerciais e na forma como o grupo organiza o trabalho no dia a dia. E, mesmo tratando-se de um sistema completo, é totalmente possível ensinar a equipa a usar o Bitrix24 em apenas 30 dias.
Para isso, é fundamental criar uma base sólida de utilização. Quando os colaboradores compreendem o porquê de cada funcionalidade, o CRM passa a apoiar decisões, organização e produtividade, permitindo que cada um trabalhe com maior propósito e clareza.
Estruturar a aprendizagem por etapas torna o processo mais leve e eficaz. Em vez de sobrecarregar as pessoas com formações longas, a utilização do Bitrix24 evolui de forma progressiva, acompanhando a maturidade da operação.
Ao longo deste guia, verá como organizar a formação da equipa em 30 dias, dando prioridade ao que realmente importa em cada fase. Assim, o Bitrix24 passa a fazer sentido na prática — desde o primeiro acesso até à gestão dos resultados.
Antes de treinar: o que a sua equipa precisa de compreender sobre o Bitrix24
Antes de iniciar qualquer formação prática, é essencial alinhar a visão sobre o Bitrix24. Embora muitos o associem apenas ao CRM, a plataforma vai mais além: integra vendas, tarefas, comunicação, automações e colaboração num único ambiente. Portanto, compreender esta visão evita uma utilização fragmentada desde o início.
Além disso, o Bitrix24 não existe apenas para controlo ou gestão da liderança. Pelo contrário, faz parte da rotina diária. Quando a equipa percebe que a ferramenta organiza tarefas, facilita o acompanhamento e reduz o trabalho redobrado, a adoção acontece de forma natural e consistente.
Um erro comum, no entanto, é treinar funcionalidades isoladas sem explicar o processo por trás delas. Nesse cenário, o utilizador aprende “onde clicar”, mas não entende “por que usar”. Como resultado, a utilização perde o sentido e acaba por ser abandonada com o tempo.
Por isso, antes da execução, alinhe o processo, a rotina e o objetivo. Assim, a formação ganha contexto e o Bitrix24 passa a apoiar o trabalho real da equipa, desde o primeiro dia.
Semana 1: primeiros passos para começar a utilizar o Bitrix24
Na primeira semana, o foco deve ser a adoção básica e a adaptação. Antes de pensar em automações ou relatórios, é fundamental garantir que todos sabem aceder, navegar e executar o básico com segurança. Assim, a utilização passa a fazer parte da rotina naturalmente.
Acesso, perfil e navegação
O primeiro passo é ajustar o perfil de cada utilizador. Nome, fotografia e cargo ajudam na identificação, facilitam as menções e tornam a comunicação mais fluida desde o início.
Em seguida, vale a pena organizar o menu principal. O ideal é deixar visíveis apenas os módulos usados no dia a dia, como o CRM, Tarefas, Calendário e Chat.
Com isto, a equipa compreende rapidamente onde clicar e evita perder-se em funcionalidades que ainda não fazem parte da formação.
Comunicação interna e notificações
Na semana inicial, apresente o chat interno, os comentários em tarefas e as menções com @. Estes recursos substituem conversas dispersas e mantêm o histórico centralizado.
Ao mesmo tempo, é importante ajustar as notificações. Alertas de tarefas, prazos e menções devem ficar ativos, enquanto avisos menos relevantes podem ser reduzidos. Desta forma, a equipa recebe o que importa, sem excesso de ruído.
Utilização básica de tarefas
Por fim, introduza a utilização de tarefas de forma prática. Ensine como criar, delegar e acompanhar atividades simples do dia a dia.
Explique a relação direta entre tarefas bem registadas e a produtividade. Quando tudo está organizado num só lugar, o acompanhamento fica mais claro e o trabalho redobrado diminui.
Semana 2: como utilizar o CRM do Bitrix24 no dia a dia
Na segunda semana, a formação entra no núcleo de como utilizar o Bitrix24 na prática. Aqui, a equipa começa a trabalhar com o CRM todos os dias, compreendendo como registar informações, acompanhar oportunidades e manter um histórico confiável.
Quando esta fase se consolida é que o CRM passa a apoiar decisões.
Leads, contactos, negócios e empresas
O CRM do Bitrix24 funciona com entidades diferentes, e compreender quando utilizar cada uma evita confusão desde cedo.
Leads servem para o primeiro contacto, quando ainda não há certeza de oportunidade. Contactos e empresas organizam pessoas e organizações já identificadas. Já os negócios concentram as oportunidades em negociação, com valor, etapa e histórico.
Um fluxo simples recomendado é: lead entra → é qualificado → vira negócio. Assim, a equipa mantém a clareza e reduz duplicidades.
Funil de vendas e etapas
O funil de vendas é a visualização do processo comercial. Cada etapa representa uma ação clara, como contacto realizado, proposta enviada ou negociação.
“Andar no funil” significa avançar a oportunidade conforme a interação com o cliente evolui. Portanto, não é apenas mover cards, mas refletir a realidade da conversa.
Quando o funil é usado corretamente, a equipa enxerga prioridades e o gestor compreende onde estão as possíveis falhas de processo.
Registo correto das interações
Registar e-mails, chamadas e mensagens é parte essencial da utilização diária do CRM. No Bitrix24, estas interações ficam centralizadas na ficha (card) do lead ou negócio.
O histórico garante a continuidade, mesmo quando há troca de responsável, sem depender da memória do assistente.
Semana 3: automações simples para ganhar eficiência
Na terceira semana, a equipa já compreende como utilizaro Bitrix24 no dia a dia. Portanto, é o momento ideal para introduzir automações simples, sem complexidade técnica.
O objetivo aqui não é “robotizar” o processo, mas garantir ritmo, organização e menos dependência da memória.
Tarefas automáticas por etapa
As tarefas automáticas entram em cena quando o lead ou negócio muda de etapa no funil. Assim, o sistema cria atividades de follow-up no momento certo, sem esforço manual.
Com isto, a organização melhora e todos os leads recebem retorno, principalmente em rotinas com elevado volume de contactos.
No Bitrix24, esta lógica ajuda a equipa a agir com consistência, mesmo em dias mais corridos.
Alertas e lembretes
Alertas e lembretes mantêm o ritmo do processo sem gerar pressão excessiva. Estes avisam quando uma oportunidade fica parada ou quando uma ação precisa de acontecer.
Desta forma, o vendedor ganha apoio para priorizar, enquanto o gestor passa a ter visibilidade sobre atrasos e inconsistências.
Como utilizar o Bitrix24 para distribuição de leads
A distribuição automática organiza a entrada de novas oportunidades. No início, o rodízio básico já resolve boa parte dos problemas.
Com o tempo, é possível evoluir para critérios simples, como o tipo de lead ou a região. Assim, a equipa trabalha de forma equilibrada e o tempo de resposta melhora desde os primeiros contactos.
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Semana 4: como acompanhar resultados e corrigir rotas
Na quarta semana, a equipa já consegue utilizar o Bitrix24 com mais autonomia. Portanto, este é o momento de sair da execução pura e começar a olhar para a gestão, análise e ajustes. O foco deixa de ser “configurar” e passa a ser “compreender o que está a funcionar”.
Painéis e relatórios essenciais
No início, menos é mais. Priorize painéis simples, que mostrem o volume de leads, o progresso do funil, tarefas em atraso e oportunidades paradas. Estes dados já indicam falhas claras e ajudam a orientar decisões rápidas.
Por enquanto, ignore relatórios muito complexos ou métricas avançadas — estas fazem mais sentido quando o processo estiver mais maduro no Bitrix24.
Utilização do Bitrix24 em reuniões de equipe
As reuniões ganham outro nível quando são baseadas em dados reais do CRM. Em vez de opiniões infundadas, a equipa analisa o funil, as atividades e os resultados concretos.
Com isto, a conversa fica mais objetiva, os problemas aparecem com clareza e as decisões caminham com mais estratégia. O CRM passa a apoiar a gestão a partir das informações registadas com análises aprofundadas.
Ajustes após o primeiro mês
Depois de 30 dias, alguns ajustes são naturais. Normalmente, as etapas do funil precisam de ser refinadas, os campos podem ser simplificados e as automações ajustadas.
Este ciclo de revisão garante que o Bitrix24 continue a refletir a rotina real da equipa. A partir daqui, o sistema deixa de ser “novo” e passa a evoluir junto com o processo.
A partir daqui, o sistema deixa de ser “novo” e passa a evoluir junto com o processo.
Atenção: o que não fazer ao treinar a utilização do Bitrix24
Treinar como utilizar o Bitrix24 exige mais critério do que simplesmente apresentar funcionalidades. Quando ocorrem alguns erros logo no início, a ferramenta perde valor rapidamente devido à falta de direcionamento.
- Treinar tudo de uma vez é um dos erros mais comuns. Quando a equipa recebe excesso de informação, sem uma prioridade clara, a aprendizagem perde-se. Portanto, o ideal é evoluir por etapas, ligando cada recurso à rotina real de trabalho.
- Ensinar recursos sem explicar o processo é outro ponto crítico. Mostrar onde clicar não é suficiente. Antes disso, a equipa precisa de compreender por que razão aquela funcionalidade existe e em que momento deve ser usada dentro do fluxo comercial no Bitrix24.
- Utilizar o CRM apenas como base de dados. Quando o Bitrix24 se torna apenas um repositório de contactos, a equipa não percebe o valor prático e abandona a utilização no dia a dia. O sistema precisa de apoiar decisões, organização e acompanhamento.
- A falta de liderança na utilização da ferramenta também compromete toda a adoção. Se os gestores não utilizam o CRM como base, a equipa rapidamente faz o mesmo. O exemplo, neste caso, define o sucesso da formação.
Como a 23A Digital ajuda empresas a utilizar o Bitrix24 na prática
Utilizar o Bitrix24 com eficiência não depende apenas de conhecer funcionalidades. Na prática, o resultado surge quando o processo, a equipa e o CRM falam a mesma língua. É exatamente nesse ponto que a 23A Digital atua.
Antes de qualquer formação, a 23A organiza o processo real da empresa dentro do CRM. Assim, a equipa aprende a utilizar o Bitrix24 já aplicado à rotina.
Principais vantagens de implementar com a 23A Digital:
- Diagnóstico estratégico inicial: compreensão do funil, funções (SDR, Closer e gestor) e objetivos do negócio antes da configuração.
- Implementação orientada ao processo: pipelines, campos, automações e permissões refletem a operação real, e não um modelo padrão.
- Formação por perfil: cada utilizador aprende apenas o que precisa para executar bem o seu papel, sem excesso de informação.
- Adoção mais rápida pela equipa: menos resistência, menos dúvidas e uma utilização mais consistente desde o primeiro mês.
- Acompanhamento contínuo: ajustes, melhorias e evolução do CRM à medida que a equipa amadurece.
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Com processo e estrutura, é possível saber como utilizar o Bitrix24 em 30 dias
Aprender como utilizar o Bitrix24 em 30 dias é totalmente viável quando existe método, sequência e contexto. Em vez de tentar dominar tudo de uma vez, a aprendizagem progressiva cria segurança, reduz erros e acelera a adoção pela equipa.
À medida que a rotina avança, a criação de tarefas, o registo de interações, o acompanhamento do funil e a utilização de relatórios tornam-se cada vez mais intuitivos para todos os utilizadores, o que também permite ajustes na ferramenta de acordo com a evolução da equipa.
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