A evolução tecnológica trouxe soluções que otimizam a rotina corporativa, e o Bitrix24 é uma das ferramentas mais completas para gestão empresarial.
Com a introdução do novo bot de RH, atualizar documentos nunca foi tão fácil, pois permite que os documentos sejam recebidos digitalmente, eliminando a necessidade de papel.
Descubra como a assinatura eletrônica transforma o setor de Recursos Humanos, garantindo eficiência e segurança.
Desafios dos Processos Manuais em RH
Historicamente, a assinatura de documentos era um processo demorado e burocrático, marcado por:
- Atividades Repetitivas: acompanhar e atualizar manualmente o status dos documentos.
- Comunicação Ineficiente: falta de notificações centralizadas, dificultando a gestão e aumentando o risco de falhas.
A Inovação do Bot de RH no Bitrix24
Com o bot de RH, o Bitrix24 automatiza todo o processo de assinatura eletrônica. A ferramenta envia mensagens específicas conforme o andamento do documento:
- Notificações de Aprovação: o aprovador (geralmente um diretor) recebe alertas para validar o conteúdo.
- Avisos de Revisão e Preenchimento: o gerente de RH é notificado para completar o documento.
- Solicitações de Assinatura: o representante da empresa e os funcionários signatários recebem links para assinar diretamente pelo chat.
- Confirmação ou Cancelamento: mensagens de conclusão ou de cancelamento são enviadas conforme a ação realizada por cada participante.
Passo a Passo: Como Usar a Assinatura Eletrônica no Bitrix24
1. Configuração Automática do Serviço
Habilite a funcionalidade de assinatura eletrônica:
- Na tela inicial do Bitrix24, clique em Filtro > Configurações.
- Selecione a opção Assinatura Eletrônica para ativar o serviço.
Acesse as Configurações do Bot de RH:
- No menu principal, clique em Configurações ou no ícone correspondente ao bot de RH.
- Ajuste as preferências do bot conforme as necessidades da sua empresa.
2. Ajustes para os Colaboradores
Para personalizar a experiência e garantir que o bot atue alinhado à identidade da sua empresa:
- No chat do Bitrix24, clique no nome do bot de RH para acessar o perfil.
- Atualize os campos de Nome, Sobrenome e Cargo.
- Para alterar o avatar, clique em Carregar uma foto e selecione uma imagem do drive.
- Salve as alterações para o bot refletir a identidade corporativa e esteja preparado para interagir com os colaboradores.
3. Processo de Assinatura pelo Chat
Como funciona a assinatura:
- Notificação Automática: assim que um documento é gerado ou atualizado, o bot envia uma mensagem no chat com o link para acesso.
- Revisão e Participação: os signatários podem clicar no link, revisar o documento e, se necessário, assinar diretamente pelo chat do Bitrix24.
- Assinaturas Imediatas: o processo é simplificado, permitindo que as assinaturas sejam realizadas sem complicações, agilizando o fluxo de trabalho.
4. Onde Encontrar os Documentos Assinados
Para acessar e baixar os documentos finalizados:
- Acesse o menu Documentos no perfil do funcionário.
- Baixe os arquivos em formato PDF diretamente da plataforma, garantindo que todas as assinaturas fiquem registradas e armazenadas.
Benefícios Estratégicos para o RH
Implementar a Assinatura Eletrônica com o bot de RH traz diversos benefícios:
- Produtividade Aumentada: automatiza tarefas repetitivas, liberando a equipa para atividades estratégicas.
- Redução de Erros: processos padronizados garantem maior precisão nas atualizações e no fluxo de assinatura.
- Transparência e Comunicação Eficiente: notificações centralizadas pelo chat mantêm todos os envolvidos informados em tempo real.
- Experiência do Colaborador: um processo intuitivo e ágil melhora a interação e a satisfação dos colaboradores.
Próximos Passos
A incorporação do bot de RH na Assinatura Eletrônica do Bitrix24 representa um avanço significativo para as empresas que buscam modernizar seus processos internos.
Ao automatizar a assinatura de documentos, o RH ganha em eficiência, permitindo um foco maior em atividades estratégicas e na melhoria da experiência dos colaboradores.
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