A automação é uma peça-chave para empresas que desejam aumentar sua eficiência e melhorar o tempo.
Entre as ferramentas disponíveis, o RPA (Robotic Process Automation) no Bitrix24 se destaca como uma solução prática, capaz de revolucionar a gestão interna dos processos.
Mas o que é exatamente o RPA, e como ele pode transformar o dia a dia da sua empresa? Vamos detalhar cada aspecto dessa funcionalidade, para que você entenda como aproveitar ao máximo.
O que é RPA no Bitrix24?
Definição de RPA
É uma funcionalidade focada na automação de processos internos de uma empresa. Ele atua como um meio-termo entre as regras de automação mais simples e os fluxos de trabalho mais complexos do Bitrix24, oferecendo um equilíbrio ideal entre simplicidade e eficiência.
Exemplos práticos de uso
Disponível em todos os planos da plataforma, o RPA possibilita que tarefas repetitivas, como aprovação de férias, gestão de viagens, processamento de faturas ou acompanhamento de tarefas, sejam realizadas de maneira mais rápida e com menos erros.
Visualização no Kanban
Com o sistema Kanban, é possível visualizar as etapas dos fluxos de trabalho de forma clara e organizada. Desde o início de uma tarefa até sua finalização, garantindo transparência e controle.
Exemplo Prático: imagine um fluxo de solicitação de férias. O processo começa com a criação do pedido, passa por aprovações em diferentes níveis hierárquicos, e só então é concluído.
Tudo isso pode ser configurado no Kanban, com regras automáticas para cada etapa.
Como configurar e usar o RPA no Bitrix24
Passo 1: Criação de um novo fluxo de trabalho
Acesse Automação > RPA > Todos os processos e siga os 5 blocos de configuração:
- Nomeie o fluxo de forma clara;
- Defina quem pode iniciar o fluxo;
- Escolha os campos que precisam ser preenchidos no início;
- Configure as permissões de acesso;
- Adicione uma imagem ilustrativa para facilitar a identificação.
Passo 2: Configuração de etapas no Kanban
Cada etapa do fluxo pode ter regras de automação específicas. Por exemplo, ao mover um pedido para “Aprovado”, o sistema pode notificar automaticamente o responsável ou gerar um documento.
Passo 3: Gerenciamento de permissões
É possível limitar quem pode visualizar, editar ou mover cada elemento do fluxo. Isso garante que as informações permaneçam seguras e acessíveis apenas às pessoas certas.
Benefícios do RPA no Bitrix24
- Agilidade nos Processos: reduzir etapas manuais significa economizar tempo e minimizar erros humanos. O RPA padroniza os processos, aumentando a eficiência em atividades rotineiras.
- Transparência e Rastreamento: com o Kanban, você consegue visualizar o status de cada tarefa em tempo real. Além disso, as equipas podem colaborar por meio de comentários e atualizações no próprio fluxo.
- Flexibilidade e Escalabilidade: o RPA permite criar fluxos personalizados que se adaptam às necessidades específicas da empresa, com a possibilidade de ajustes à medida que a organização cresce.
Dicas para Aperfeiçoar o Uso
- Boas práticas: nomeie os fluxos de maneira clara para evitar confusões e revise as atualizações periodicamente.
- Atenção às limitações: evite usar o RPA para dados altamente proporcionais e controle o número de fluxos criados conforme o plano do Bitrix24.
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