Manter a organização e o controle das tarefas em uma equipa pode ser um desafio, principalmente quando os processos não estão bem estruturados.
A delegação correta de atividades garante que todos saibam exatamente suas responsabilidades, evita sobrecarga de trabalho e melhora a produtividade do time. Além disso, acompanhar o progresso das tarefas é essencial para garantir entregas no prazo e com qualidade.
Com o Bitrix24, é possível gerir as tarefas, distribuindo atividades de maneira estratégica e mantendo um monitoramento constante. A seguir, vamos explorar cinco formas de delegar e acompanhar tarefas utilizando essa plataforma, otimizando o fluxo de trabalho da sua equipa.
Criando Tarefas e Definindo Responsáveis
Para garantir uma boa distribuição das atividades, o primeiro passo é criar tarefas bem estruturadas.
No Bitrix24, você pode especificar quem será o responsável por cada demanda, definir prazos e adicionar descrições detalhadas. Isso evita dúvidas e garante que cada membro do time tenha clareza sobre o que precisa ser feito.
Ao criar uma nova tarefa, é possível:
✅ Definir um responsável e participantes adicionais, caso seja um trabalho colaborativo;
✅ Determinar datas de início e prazo de conclusão;
✅ Adicionar subtarefas para dividir grandes projetos em etapas menores;
✅ Anexar arquivos e documentação relevante diretamente na tarefa.
Dessa forma, todos os envolvidos têm acesso às informações necessárias e podem trabalhar com mais autonomia.
Utilizando Diferentes Modos de Visualização
Cada equipa tem uma dinâmica diferente, e o modo de visualização das tarefas impacta diretamente na produtividade.
O Bitrix24 oferece várias opções de visualização para facilitar o planejamento e a organização das atividades:
📋 Lista: ideal para quem prefere um formato mais tradicional e sequencial.
🗂️ Kanban: excelente para acompanhar o fluxo de trabalho de maneira visual, movendo tarefas entre colunas como “pendente”, “em andamento” e “concluído”.
📅 Calendário: útil para visualizar as tarefas distribuídas ao longo do tempo.
📊 Gantt: perfeito para projetos mais complexos, pois permite acompanhar dependências entre tarefas e ajustar cronogramas de forma dinâmica.
Automatizando Processos para Ganhar Eficiência
A automação de processos é um dos maiores diferenciais do Bitrix24, pois reduz tarefas manuais e minimiza o risco de falhas operacionais.
Com as regras de automação, você pode configurar fluxos de trabalho para que determinadas tarefas sejam criadas automaticamente sempre que um evento específico ocorrer.
🔹 Exemplo: sempre que uma venda é fechada, uma nova tarefa pode ser gerada automaticamente para a equipa de onboarding.
Além disso, é possível programar lembretes e notificações para evitar esquecimentos.
Com a automação, sua equipa ganha tempo e pode se concentrar no que realmente importa: a execução das tarefas e a entrega de resultados.
Facilitando a Comunicação e o Feedback
Uma boa gestão de tarefas não se resume apenas à delegação; o acompanhamento e o feedback são essenciais para garantir que tudo saia conforme o esperado.
O Bitrix24 ajuda a comunicação entre os membros da equipa, permitindo que eles conversem diretamente nas tarefas.
Os comentários nas tarefas possibilitam:
- Esclarecer dúvidas rapidamente, sem a necessidade de e-mails;
- Enviar atualizações sobre o progresso das atividades;
- Mencionar outros membros da equipa para direcionar informações específicas;
- Anexar documentos e arquivos sem sair da plataforma.
O feedback também pode ser dado diretamente na tarefa, auxiliando a equipa a melhorar continuamente.
Monitorando o Progresso com Relatórios
Acompanhar a evolução das tarefas é essencial para manter a equipa produtiva e identificar possíveis gargalos.
O Bitrix24 permite gerar relatórios personalizados para analisar o desempenho do time e entender melhor a distribuição das atividades.
Com os relatórios, você pode:
✅ Verificar quais tarefas estão no prazo e quais estão atrasadas;
✅ Monitorar a carga de trabalho de cada membro da equipa;
✅ Identificar tarefas que estão demorando mais que o esperado e
✅ Ajustar prioridades conforme a necessidade.
Transforme sua Gestão de Tarefas com o Bitrix24
Com o Bitrix24, sua equipa tem à disposição uma plataforma completa para organizar, automatizar e monitorar atividades de maneira integrada.
Se você deseja otimizar a gestão de tarefas e melhorar a eficiência do seu time, entre em contacto com a 23A Digital e descubra como podemos ajudar a transformar sua gestão com o Bitrix24!
