Os bots de RH vêm transformando a forma como as empresas lidam com processos internos, trazendo mais agilidade e eliminando tarefas repetitivas.
No Bitrix24, a novidade do bot de RH simplifica a assinatura eletrónica. Isso permite enviar documentos atualizados e validados de forma digital, sem depender de papel ou burocracia.
Essa automação garante mais eficiência no setor de Recursos Humanos, reduz falhas e melhora a experiência tanto para colaboradores quanto para gestores.
Desafios dos processos manuais em RH
Durante muito tempo, a assinatura de documentos seguiu um fluxo demorado, marcado por etapas burocráticas e pouco produtivas. Entre os principais problemas estão:
Atividades repetitivas: necessidade de acompanhar manualmente cada status de documento, consumindo tempo da equipa.
Comunicação ineficiente: ausência de notificações automáticas, o que atrasa prazos e aumenta o risco de falhas.
Com os bots de RH, esse cenário muda: a assinatura eletrónica garante centralização, segurança e velocidade, o que torna a rotina mais simples e estratégica.
A inovação do bot de RH no Bitrix24
Com o bot de RH, o Bitrix24 automatiza todo o processo de assinatura eletrónica. A ferramenta envia mensagens específicas conforme o andamento do documento:
Notificações de aprovação: o aprovador (geralmente um diretor) recebe alertas para validar o conteúdo.
Avisos de revisão e preenchimento: o gerente de RH é notificado para completar o documento.
Solicitações de assinatura: o representante da empresa e os funcionários signatários recebem links para assinar diretamente pelo chat.
Confirmação ou cancelamento: receba mensagens de conclusão ou de cancelamento conforme a ação realizada por cada participante.
Passo a passo: como usar o bot de RH no Bitrix24
Configuração automática do serviço
1 – Habilite a funcionalidade de assinatura eletrónica:
Na tela inicial do Bitrix24, clique em Filtro > Configurações.
Selecione a opção Assinatura Eletrónica para ativar o serviço.
2 – Aceda às configurações do bot de RH:
No menu principal, clique em Configurações ou no ícone correspondente ao bot de RH.
- Ajuste as preferências do bot conforme as necessidades da sua empresa.
3 – Ajustes para os colaboradores
Personalize a experiência e garanta que o bot atue alinhado à identidade da sua empresa:
No chat do Bitrix24, clique no nome do bot de RH para aceder ao perfil.
Atualize os campos de Nome, Apelido e Cargo.
Para alterar o avatar, clique em Carregar uma foto e selecione uma imagem do drive.
Guarde as alterações para o bot refletir a identidade corporativa e esteja preparado para interagir com os colaboradores.
Processo de assinatura pelo chat
A assinatura funciona da seguinte maneira:
Notificação automática: assim que um documento é gerado ou atualizado, o bot envia uma mensagem no chat com o link para acesso.
Revisão e participação: os signatários podem clicar no link, rever o documento e, se necessário, assinar diretamente pelo chat do Bitrix24.
Assinaturas imediatas: o processo é simplificado, permitindo que as assinaturas sejam realizadas sem complicações, agilizando o fluxo de trabalho.
Processo de assinatura pelo chat
Para aceder e descarregar os documentos finalizados, siga estes passos:
Aceda ao menu Documentos no perfil do funcionário.
Por fim, descarregue os ficheiros em formato PDF diretamente da plataforma, garantindo que todas as assinaturas fiquem registadas e armazenadas.
Conheça mais tutoriais e vantagens do Bitrix24:
Benefícios estratégicos para o RH
Ao adotar a assinatura eletrónica por meio dos bots de RH no Bitrix24, a sua empresa não apenas acelera processos, mas também transforma a gestão interna num diferencial competitivo. Entre os principais ganhos, destacam-se:
Aumento da produtividade: tarefas repetitivas passam a ser automatizadas, libertando a equipa de RH para atividades realmente estratégicas.
Redução de erros: com processos padronizados e digitais, a precisão no fluxo de assinaturas aumenta consideravelmente.
Transparência e comunicação eficiente: as notificações centralizadas no chat garantem que todos os envolvidos sejam informados em tempo real.
Experiência do colaborador: um processo intuitivo e rápido contribui para maior satisfação e engagement dos colaboradores.
Estes benefícios reforçam como a automação pode transformar o RH num setor mais estratégico, alinhado às demandas modernas do mercado.
Próximos passos
A incorporação do bot de RH na assinatura eletrónica do Bitrix24 representa um passo essencial para empresas que desejam modernizar a sua operação.
Com a digitalização de documentos, o setor ganha eficiência, elimina falhas e garante maior segurança em todos os processos.
Além disso, a redução do tempo gasto em tarefas manuais permite que a sua equipa de RH direcione os esforços para iniciativas que realmente impactam o crescimento do negócio e fortalecem a experiência dos colaboradores.
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