Manter o seu CRM organizado é essencial para garantir a eficiência das suas operações.
No Bitrix24, a mesclarem de cards duplicados e o controle desses itens repetidos ajudam a evitar confusões e a garantir que todos os dados importantes estejam centralizados num único lugar.
Passo a Passo para Mesclar Cards no Bitrix24
Passo 1: Identifique os Cards Duplicados
O primeiro passo é identificar os cards que aparecem em duplicidade no seu CRM. Utilize as ferramentas de busca do Bitrix24 para localizar rapidamente possíveis duplicados.
Passo 2: Selecione os Cards que Deseja Mesclar
Após identificar os duplicados, selecione os cards que deseja mesclar, garantindo que as informações corretas sejam combinadas.
Passo 3: Use a Opção de Mesclar Cards
No menu de opções, escolha a funcionalidade de “Mesclar Cards”. Este recurso vai combinar os dados de forma simples e rápida.
- 3.1: Escolha as Informações Prioritárias: Antes de confirmar a mesclagem, o Bitrix24 permite que você escolha quais dados devem ter prioridade.
- 3.2: Confirme a mesclagem: Após definir as informações prioritárias, basta confirmar a mesclagem e o sistema vai consolidar os dados dos dois cards num só.
Como Controlar Cards Duplicados no Bitrix24
Passo 1: Acesse o Controlo de Duplicados
O Bitrix24 possui uma ferramenta específica para varrer e controlar duplicados. Acesse o “Controle de Duplicados” no menu do CRM.
Passo 2: Realize uma Varredura de Duplicados
Execute a ferramenta de varredura para identificar automaticamente os registos duplicados no sistema.
Passo 3: Escolha as opções de Combinação
Você pode escolher entre dois métodos de combinação de duplicados:
- 3.1: Automático: O sistema realiza a combinação de duplicados de forma automática, consolidando os registros num único card.
- 3.2: Manual: Neste modo, você tem controle total sobre quais dados serão mesclados e quais serão mantidos.
Dicas para Evitar Duplicados no CRM
Aqui estão as definições dos tópicos de dicas para evitar duplicados no CRM:
- Estabeleça regras claras para a inserção de novos dados: defina quais informações devem ser inseridas em cada campo e como devem ser formatadas (ex.: nome completo, sem abreviações). Isso evita que dados sejam cadastrados de maneira incorreta ou duplicada, melhorando a qualidade e a consistência do banco de dados.
- Use regularmente a ferramenta de varredura de duplicados: ao realizar essa verificação periodicamente, você garante que o sistema se mantenha sempre organizado e livre de registos duplicados, otimizando o uso do CRM.
- Treine a sua equipa para identificar duplicados logo na criação dos cards: realize treinos periódicos para que todos os utilizadores do CRM saibam como identificar possíveis duplicados no momento de criar cards. Orientá-los a verificar se o contato já existe no sistema antes de adicionar novos dados ajuda a reduzir a incidência de duplicados desde o início.
Benefícios de Manter um CRM Organizado
Um CRM bem organizado melhora a comunicação entre equipes, garante que nenhuma informação seja perdida e aumenta a produtividade. Ao eliminar duplicados, você economiza tempo e garante que os seus dados estejam sempre corretos e atualizados.
Para entender mais sobre como esses passos funcionam na prática, assista ao nosso vídeo completo no YouTube aqui! Lá, explicamos cada detalhe de forma visual para que você possa aplicar as técnicas diretamente no seu Bitrix24.
