A estrutura organizacional de uma empresa é um dos pilares que garantem eficiência e produtividade no dia a dia.
Dentro de plataformas de gestão empresarial, como o Bitrix24, organizar departamentos e subdepartamentos é uma tarefa fundamental para alinhar processos, distribuir responsabilidades e garantir que cada colaborador esteja ciente do seu papel.
Neste artigo, vamos explorar o passo a passo de como criar e gerir departamentos e subdepartamentos no Bitrix24, mergulhando em todos os detalhes e funcionalidades que esta ferramenta oferece para estruturar de forma clara e organizada os setores da sua empresa.
Por que criar a estrutura organizacional no Bitrix24
É importante entender por que a organização da estrutura da sua empresa no Bitrix24 é essencial para uma gestão eficaz. Um organograma bem definido:
Facilita a comunicação interna ao deixar claro quem são os responsáveis por cada área;
Otimiza processos, permitindo uma melhor delegação de tarefas e consequentemente evitando a sobreposição de funções;
Aumenta a transparência dentro da empresa, uma vez que todos podem visualizar a hierarquia e os departamentos;
Ajuda a automatizar fluxos de trabalho, pois cada departamento pode ter as suas próprias permissões, acessos e integrações com outros sistemas dentro do Bitrix24, como CRM, tarefas e calendário.
A aceder ao módulo de estrutura no Bitrix24
Para começar a desenhar o organograma da sua empresa no Bitrix24, siga os passos abaixo:
Entre no seu ambiente Bitrix24: no canto superior direito, localize o botão Convidar, para adicionar novos colaboradores à plataforma.
2. Aceda à estrutura da empresa: logo abaixo do botão Convidar, verá um atalho para Estrutura. Clicando nele, será levado para o ecrã onde é possível visualizar e editar a estrutura organizacional da sua empresa.
A criar departamentos: nomeação, supervisão e atribuição de colaboradores
Adicionar um novo departamento
Clique no botão Adicionar Departamento. Aqui, terá de inserir o nome do departamento que está a ser criado. O ideal é que o nome seja claro e descritivo, para que todos na empresa saibam de imediato a função daquele setor.
Selecionar o departamento principal
Se o novo departamento for subordinado a outro setor, pode marcá-lo como um subdepartamento. Caso contrário, ele será o departamento principal na hierarquia.
Nomear o supervisor
O Bitrix24 permite que atribua responsáveis para garantir que a hierarquia esteja clara para todos. Por exemplo, os supervisores têm permissões específicas, como gerir os colaboradores do departamento e definir prioridades dentro das tarefas atribuídas.
Adicionar colaboradores à estrutura organizacional
Uma vez criado o departamento, pode adicionar os membros da equipa. Para isso, basta clicar no colaborador desejado e arrastá-lo para o departamento correto. Este sistema de drag and drop é simples e visual, permitindo que reestruture equipas com facilidade sempre que necessário.
Vídeo tutorial: configure a estrutura organizacional na prática
Para facilitar ainda mais, preparámos um vídeo tutorial onde mostramos todo o processo de configuração. Assista agora e acompanhe o passo a passo visualmente:
Veja mais tutoriais do Bitrix24:
Crie subdepartamentos: veja como estruturar áreas secundárias
Adicionar subdepartamento à estrutura organizacional
No botão + ao lado do departamento principal, pode criar um novo subdepartamento. Por exemplo, dentro do departamento de Marketing, pode criar subdepartamentos para Redes Sociais, Publicidade e Design Gráfico.
Atribuir colaboradores e supervisores
Cada subdepartamento pode ter os seus próprios supervisores e colaboradores, o que permite um nível mais granular de controlo e delegação de tarefas.
Sendo especialmente útil para empresas que precisam de uma estrutura bem definida, onde cada equipa possui responsabilidades específicas num setor maior.
Exemplo prático: dentro do departamento de Vendas, pode ter um subdepartamento de Apoio ao Cliente e outro de Inside Sales, com equipas distintas e focos de atuação específicos.
Funcionalidades avançadas para departamentos e subdepartamentos
A plataforma oferece várias ferramentas adicionais que tornam a gestão da estrutura organizacional ainda mais eficiente:
Permissões e acessos personalizados: cada departamento pode ter as suas próprias permissões de acesso. Isso significa que pode definir quem tem acesso a determinados arquivos, pastas ou áreas da empresa. Por exemplo, o departamento financeiro pode ter acesso restrito a documentos fiscais, enquanto o departamento de vendas tem acesso ao CRM da empresa.
Notificações personalizadas: supervisores podem configurar notificações para serem avisados quando novos colaboradores forem adicionados ao seu departamento ou quando houver mudanças na estrutura organizacional.
Integrações internas: a estrutura criada no organograma do Bitrix24 pode ser integrada com outras ferramentas da plataforma, como tarefas, projetos, calendário e comunicação interna, facilitando a gestão e centralizando automações com fluxos de trabalho.
Melhores práticas para gerir a estrutura organizacional no Bitrix24
Evite a sobrecarga de departamentos: Tente não criar muitos subdepartamentos, a menos que seja realmente necessário. Manter a estrutura simplificada ajuda a evitar confusões e sobreposição de responsabilidades.
Defina responsabilidades claras: Sempre atribua um supervisor a cada departamento e subdepartamento, garantindo que haja uma pessoa responsável pelo acompanhamento das atividades.
Revise periodicamente a estrutura: Com o crescimento da empresa, é comum que a estrutura precise de ser revista. Por isso, mantenha o organograma atualizado para refletir as mudanças organizacionais.
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