O Bitrix24 é uma plataforma robusta de gestão de negócios que oferece uma variedade de ferramentas para otimizar a comunicação e organização interna.
Uma das suas funcionalidades mais poderosas é o sistema de notificações, que garante que nenhuma informação importante passe despercebida.
No entanto, configurá-lo corretamente pode ser a chave para aumentar a eficiência e evitar distrações desnecessárias. Aprenda como fazer isso, na prática, de maneira rápida e eficaz. Continue a ler!
Por que as Notificações são Importantes para sua Produtividade?
Com tantas tarefas e interações acontecendo simultaneamente, é fácil perder prazos ou esquecer compromissos importantes. As notificações no Bitrix24 atuam como lembretes automáticos que ajudam você a:
- Manter o foco nas suas tarefas principais.
- Gerir melhor o tempo, sendo alertado de eventos e prazos.
- Evitar perder informações críticas sobre clientes, leads ou reuniões.
- Estar sempre disponível para atender rapidamente a chamadas ou mensagens urgentes.
O segredo para aproveitar ao máximo esse recurso é personalizar as notificações para atender às suas necessidades específicas, evitando sobrecarga e distrações desnecessárias.
Passo a Passo Completo para Configuração de Notificações no Bitrix24
1. Acesso às Configurações
No canto superior direito da tela principal, clique no seu perfil. Em seguida, selecione “Notificações” no menu suspenso.
Se você estiver a usar a versão mobile, as opções podem estar num menu diferente. Verifique as configurações no canto inferior do aplicativo.
2. Configurações Avançadas
Dentro da tela de notificações, clique em “Configurações Avançadas”. Aqui, você poderá ajustar as preferências de envio, decidir quais tipos de notificações receber e como recebê-las. Ele oferece três opções principais para o recebimento das notificações:
- Desktop: Ideal para quem trabalha diretamente no computador durante a maioria do dia.
- E-mail: útil para arquivar notificações importantes ou para acompanhar o que você perdeu.
- Push no Celular: Essencial para quem está em constante movimento e precisa de atualizações instantâneas.
Categorias de Notificações: Explorando as Funcionalidades
Bate-papo e Chamadas
Notificações relacionadas a conversas em grupo ou individuais, além de chamadas recebidas.
Um exemplo prático, é quando um colega mencionou você num bate-papo ou há uma chamada urgente da equipa, você será notificado imediatamente, garantindo uma resposta rápida.
Você pode configurar alerta somente para mensagens diretas ou menções importantes para evitar distrações com mensagens menos urgentes em grupos.
Calendário
Receba lembretes automáticos de reuniões e eventos agendados. Um lembrete pode ser enviado 10 minutos antes de uma reunião, tanto no desktop quanto via push no celular, garantindo que você esteja sempre preparado.
Ajuste os horários de lembrete para reuniões importantes (ex.: lembretes 1 hora antes, além dos habituais de 10 minutos).
CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente)
Notificações sobre novos leads, atualizações em negócios, ou ações importantes relacionadas aos seus clientes.
Sempre que um novo lead for capturado ou um cliente fizer uma atualização no seu status, você receberá uma notificação para não perder nenhuma oportunidade.
Você pode ainda, filtrar as notificações para receber apenas atualizações de clientes e leads com maior prioridade, garantindo foco no que mais importa.
Tarefas
Mantenha-se atualizado sobre o progresso das suas tarefas, prazos e alterações feitas por sua equipa. Se uma tarefa está próxima do prazo final ou foi delegada para outra pessoa, o sistema enviará um alerta.
Use as notificações de tarefa com as visualizações Kanban ou Gantt, oferecidas pelo Bitrix24, para ter uma visão clara dos projetos.
Telefonia
Este recurso envia alerta sobre chamadas telefônicas recebidas e mensagens de voz dentro da plataforma.
Se você perder uma chamada importante enquanto estava ocupado, receberá uma notificação imediatamente para retornar a ligação ou verificar a mensagem de voz.
Sincronize essas notificações com o seu CRM para garantir que as chamadas clientes sejam priorizadas.
Vídeo Tutorial: Configure as suas Notificações com Facilidade
Se você quiser visualizar o passo a passo completo e ver na prática como configurar as suas notificações, assista ao nosso tutorial em vídeo agora mesmo.
Saiba mais:
Dicas para Otimizar as Notificações e Evitar Sobrecarga
- Evite a sobrecarga de Informações: O excesso de notificações pode ser contraproducente. Escolha somente as categorias mais relevantes para o seu trabalho diário.
- Priorize o Que é Importante: Ajuste as preferências para que as notificações mais críticas (como CRM e tarefas com prazos apertados) cheguem primeiro.
- Use Filtros de Notificações: Algumas atividades, como bate-papo em grupos, podem gerar distrações desnecessárias. Use os filtros de notificações para minimizar interrupções e manter o foco.
- Sincronize com o seu Celular: Se você trabalha em movimento, configure notificações push no seu smartphone para não perder informações importantes quando estiver fora do escritório.
Como as Notificações Podem Melhorar a sua Gestão de Tempo?
Além de ajudar na organização, as notificações do Bitrix24 podem ser uma ferramenta poderosa de gestão de tempo.
Ao configurar lembretes de tarefas, eventos e prazos, você reduz o risco de procrastinação e garante que as tarefas sejam concluídas dentro do cronograma.
Conclusão:
Configurar corretamente as notificações no Bitrix24 é uma estratégia simples, mas extremamente eficaz para aumentar a produtividade e garantir que você esteja sempre atualizado. Com opções personalizáveis e um sistema intuitivo, é possível transformar as notificações em aliados poderosos para gerir o seu fluxo de trabalho de forma eficiente.
Se precisar de ajuda ou quiser saber mais sobre como utilizar a plataforma de forma eficiente, a nossa equipa oferece suporte completo e gratuito! Entre em contacto connosco agora mesmo!
