Organizar reuniões online de forma eficiente é essencial para qualquer empresa, e o Bitrix24 oferece uma solução prática para incluir participantes externos nas suas videoconferências.
Neste guia, vamos explicar o passo a passo de como enviar convites para clientes e parceiros fora da sua organização, diretamente pelo endereço eletrónico. Confira!
O Que São Videoconferências no Bitrix24?
Essas reuniões podem incluir tanto membros da sua equipa quanto utilizadores externos, como clientes ou parceiros, facilitando a comunicação direta e eficiente, mesmo com pessoas fora do sistema.
Imagine a situação: você precisa de um feedback do cliente ou de uma reunião de alinhamento com parceiros. Com o Bitrix24, você pode convidar esses utilizadores de fora da plataforma, e eles poderão se juntar à reunião de forma simples, sem precisar criar uma conta ou instalar aplicativos complicados.
Como Convidar Utilizadores Externos para Videoconferências no Bitrix24
Agora que você entende o valor das videoconferências, vamos ao passo a passo detalhado de como convidar utilizadores externos para reuniões no Bitrix24.
1. Criação do Evento no Bitrix24
- Acesse o menu de calendário ou reuniões.
- Clique em “Criar Evento”.
- Defina o título, data, horário e outros detalhes relevantes para a reunião.
2. Adicionando Participantes Externos
Uma das funcionalidades mais interessantes do Bitrix24 é que você pode adicionar qualquer pessoa à reunião simplesmente pelo endereço eletrónico, mesmo que ela não seja usuária da plataforma.
- No campo “Participantes”, insira o endereço eletrónico do cliente ou parceiro que você deseja convidar.
- O sistema irá enviar automaticamente um convite para o endereço informado, contendo um link para que o utilizador externo possa participar da reunião.
3. Envio Automático do Convite
Após adicionar o participante externo, chegará um convite diretamente para o endereço eletrónico da pessoa. O convidado receberá os detalhes da reunião, incluindo o link de acesso à videoconferência. Ao clicar nesse link, o participante será direcionado para a sala de reunião online, sem necessidade de login no Bitrix24.
Vantagens de Usar o Bitrix24 para Convidar Usuários Externos
Incluir utilizadores externos na suas reuniões pelo Bitrix24 é uma forma prática e eficiente de garantir uma comunicação fluida com parceiros e clientes. Aqui estão alguns dos principais benefícios dessa funcionalidade:
1. Facilidade de Acesso
O cliente recebe o convite por endereço eletrónico, com um link de acesso. Ao clicar, ele é automaticamente redirecionado para a videoconferência.
2. Sem Necessidade de Conta
Não é necessário que o participante externo tenha uma conta no Bitrix24, o que facilita ainda mais o processo sendo especialmente útil para evitar barreiras técnicas ou problemas de acessibilidade.
3. Agilidade no Agendamento
Em poucos minutos, você pode criar o evento, adicionar participantes externos e garantir que todos recebam o convite em tempo hábil.
4. Integração com Ferramentas de Produtividade
Além de reuniões, ele integra-se com outras funcionalidades importantes, como armazenamento de arquivos, tarefas e chat, tornando as suas reuniões ainda mais produtivas.
Vídeo Tutorial: Veja o Processo na Prática!
Para garantir que você entenda cada passo e possa aplicar essas dicas no seu dia a dia, criamos um vídeo tutorial com o passo a passo completo! Nele, mostramos como criar um evento, adicionar participantes externos e enviar o convite automaticamente para o e-mail do cliente.
Assista agora ao vídeo no nosso canal do YouTube e veja todo o processo em ação! 🎥 Clique aqui para assistir!
Saiba mais:
Como Solucionar Problemas Comuns no Envio de Convites
Algumas vezes, podem ocorrer pequenos problemas no processo de envio de convites, como o cliente não receber o e-mail. Aqui estão algumas dicas para resolver essas questões:
- Verifique o endereço de e-mail: sempre confira se o endereço eletrónico do participante externo foi inserido corretamente.
- Confirme a caixa de spam: às vezes, o convite pode ser direcionado para a pasta de spam ou lixo eletrónico do cliente.
- Reenvio do convite: caso o cliente não receba o convite, você pode reenvia-lo diretamente pelo Bitrix24.
Benefícios do Suporte Especializado em Bitrix24
Se você deseja aproveitar ao máximo todas as funcionalidades do Bitrix24, incluindo o envio de convites para utilizadores externos, a nossa agência de marketing digital oferece suporte completo e gratuito para te ajudar. Desde a configuração inicial até o treino da sua equipa, garantimos que você utilize a plataforma da melhor maneira possível.
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